Privacybeleid
Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens Verkoopmate verwerkt, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Wij houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR).
1. Wie is verantwoordelijk
Verkoopmate is een dienst van EcoVibe, gevestigd in Nieuwegein, Nederland.
- KVK-nummer: 95066675
- BTW-nummer: NL005126808B52
- E-mail: [email protected]
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; daartoe zijn wij op grond van artikel 37 AVG niet verplicht. Voor alle privacyvragen kunt u het bovenstaande e-mailadres gebruiken.
2. Twee rollen: uw gegevens en die van uw klanten
Dit onderscheid bepaalt wie waarvoor verantwoordelijk is, dus wij zetten het vooraan.
Uw eigen gegevens — wij zijn verwerkingsverantwoordelijke
Voor de gegevens van u als verkoper — uw account, uw bedrijfsgegevens, uw abonnement — bepalen wij doel en middelen. Dit privacybeleid beschrijft die verwerking.
Gegevens van uw klanten — wij zijn verwerker
De naam- en adresgegevens van uw bol.com-klanten komen uit uw eigen verkoopaccount. Voor die gegevens bent u de verwerkingsverantwoordelijke en handelen wij uitsluitend in uw opdracht, als verwerker in de zin van artikel 28 AVG. Wij gebruiken die gegevens alleen om de facturen en e-mails te maken en te versturen die u ons opdraagt — nooit voor eigen doeleinden. Heeft u voor uw eigen administratie een verwerkersovereenkomst nodig, neem dan contact op via [email protected].
3. Welke gegevens wij verwerken
| Categorie | Gegevens |
|---|---|
| Accountgegevens | E-mailadres, naam, versleuteld wachtwoord, taalvoorkeur, tijdstip van e-mailverificatie en het aantal mislukte inlogpogingen (voor accountvergrendeling). |
| bol.com API-gegevens | Uw client ID en client secret van de bol.com Retailer API, en uw verkopersnummer. Deze worden versleuteld opgeslagen met AES-256-GCM. |
| Bedrijfsgegevens voor facturen | Bedrijfsnaam of weergavenaam, adres, BTW-nummer, KvK-nummer, uw logo en de aanhef- en afsluitteksten van uw factuur-e-mail, zoals u die zelf invult. |
| Ordergegevens van uw klanten | Naam, het geanonimiseerde bol.com-e-mailadres, straat, huisnummer, postcode, plaats en land. Bij zakelijke klanten daarnaast bedrijfsnaam, BTW-nummer, KvK-nummer en een eigen orderreferentie. Ook de bestelde artikelen, aantallen en bedragen. |
| Facturen | De gegenereerde factuur en het verzonden PDF-bestand worden bewaard, zodat later aantoonbaar is welk document precies aan uw klant is verstuurd. |
| Abonnement en betaling | Abonnementsvorm en -status, betaalmethode en de klant- en abonnementsnummers die Stripe ons teruggeeft. Uw kaartgegevens bereiken onze servers nooit — u voert die in op de betaalpagina van Stripe zelf. |
| Technische gegevens | Uw IP-adres wordt kortstondig gebruikt om inlogpogingen en API-verzoeken te beperken (bescherming tegen misbruik). Bij een technische fout maken wij een foutrapport; daaruit verwijderen wij het IP-adres voordat het wordt verstuurd. |
4. Waarvoor en op welke grondslag
| Doel | Grondslag (artikel 6 AVG) |
|---|---|
| Uw account aanmaken en beheren, verzendingen synchroniseren met bol.com, facturen genereren en namens u versturen, en uw abonnement afhandelen. | Uitvoering van de overeenkomst met u — artikel 6, lid 1, onder b. |
| Onze eigen administratie en BTW-verplichtingen als onderneming. | Wettelijke verplichting — artikel 6, lid 1, onder c. |
| Beveiliging: misbruik en geautomatiseerde aanvallen tegenhouden, fouten opsporen en oplossen, en meten hoeveel bezoekers de website heeft. | Gerechtvaardigd belang — artikel 6, lid 1, onder f. Ons belang is een werkende, veilige dienst; de inbreuk op uw privacy is klein, omdat wij hiervoor geen profielen opbouwen en geen tracking gebruiken. |
Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen, zoals bedoeld in artikel 22 AVG.
5. Bent u verplicht gegevens te verstrekken?
U bent daartoe niet wettelijk verplicht, maar sommige gegevens zijn nodig om de overeenkomst te kunnen uitvoeren. Zonder e-mailadres en wachtwoord kunnen wij geen account aanmaken; zonder uw bol.com API-gegevens kunnen wij geen verzendingen ophalen en dus geen facturen maken. Verstrekt u die niet, dan kunnen wij de dienst niet leveren.
6. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet voor reclamedoeleinden. Wij schakelen wel een aantal dienstverleners in die noodzakelijk zijn om de dienst te laten werken. Zij verwerken de gegevens uitsluitend voor de taak die hieronder bij hen staat vermeld, en niet voor eigen doeleinden.
| Dienstverlener | Waarvoor |
|---|---|
| Railway | Hosting van de applicatie en de database. |
| Resend | Het versturen van e-mail: facturen aan uw klanten en berichten aan u (verificatie, wachtwoordherstel). |
| Stripe | Betalingen en abonnementen, inclusief iDEAL, SEPA, PayPal, Bancontact en kaartbetalingen. |
| Cloudflare | Netwerkbeveiliging voor de website en de Turnstile-controle bij registratie, die geautomatiseerde aanmeldingen tegenhoudt. |
| Sentry | Foutrapportage, zodat storingen zichtbaar worden. IP-adressen verwijderen wij uit deze rapporten. |
| Upstash | Tijdelijke opslag voor het beperken van inlogpogingen en API-verzoeken. |
| Simple Analytics | Bezoekersstatistieken zonder cookies. Zie hoofdstuk 8. |
| bol.com | Uw eigen verkoopaccount is de bron van de order- en verzendgegevens. Wij benaderen het met de API-gegevens die u ons geeft. |
Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken wanneer een wettelijke verplichting ons daartoe dwingt, bijvoorbeeld een vordering van een bevoegde autoriteit.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Een deel van de hierboven genoemde dienstverleners is gevestigd buiten de EER of kan gegevens daarbuiten verwerken. Voor die doorgifte baseren wij ons op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en/of op het EU-US Data Privacy Framework. Wilt u weten welke waarborg voor een specifieke dienstverlener geldt, mail dan naar [email protected].
8. Cookies
Wij plaatsen uitsluitend cookies die strikt noodzakelijk zijn om de dienst te laten werken. Daarvoor is op grond van artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet geen toestemming vereist, en daarom ziet u op deze site geen cookiebanner.
| Cookie | Waarvoor | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Sessiecookie | Houdt u ingelogd nadat u zich heeft aangemeld. | 24 uur |
| Cloudflare Turnstile | Alleen op de registratiepagina; controleert of de aanmelding van een mens komt. | Kortstondig |
Wij gebruiken geen trackingcookies, advertentiecookies of Google Analytics. Voor bezoekersstatistieken gebruiken wij Simple Analytics, dat geen cookies plaatst, geen localStorage gebruikt, geen digitale vingerafdruk maakt en geen individuele bezoekers herkent. Ook onze lettertypen laden wij vanaf onze eigen servers, zodat uw IP-adres daarvoor niet naar derden gaat.
9. Hoe lang wij gegevens bewaren
- Zolang u een account heeft, bewaren wij uw gegevens. U heeft ze immers nodig om de dienst te gebruiken.
- Verwijdert u uw account, dan wissen wij al uw gegevens — account, bol.com-gegevens, factuurinstellingen, verzendingen, facturen inclusief de gearchiveerde PDF's, en de bijbehorende klantgegevens. Ook uw klantrecord bij Stripe wordt verwijderd. Van uw betalingen blijft alleen een geanonimiseerde regel over, die niet meer naar u te herleiden is. Wij bewaren daarna géén kopie en kunnen niets herstellen.
- U kiest zelf wanneer. Bij direct verwijderen stopt uw abonnement onmiddellijk en vervallen de resterende dagen van uw betaalde periode zonder restitutie. Kiest u voor het einde van uw lopende abonnementsperiode, dan houdt u tot die datum toegang en kunt u de verwijdering tot dat moment nog annuleren.
- Onze eigen financiële administratie — de facturen die wij aan u sturen — bewaren wij zeven jaar, omdat de fiscale bewaarplicht ons daartoe verplicht.
- Foutrapporten en beveiligingslogboeken bewaren wij niet langer dan nodig is om het probleem te onderzoeken.
Let op: de facturen die u met Verkoopmate maakt, horen bij uw administratie. Ook daarvoor geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Zorg dus dat u een eigen kopie heeft voordat u uw account verwijdert.
10. Uw rechten
U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:
- Inzage — opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
- Rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren.
- Verwijdering — uw gegevens laten wissen.
- Beperking — de verwerking tijdelijk laten stopzetten.
- Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
- Overdraagbaarheid — uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.
Uw account verwijderen kunt u zelf, direct in uw instellingen. Voor de overige rechten mailt u naar [email protected]. Wij reageren binnen één maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.
11. Klacht indienen
Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten — dan lossen wij het op. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
12. Beveiliging
- Uw bol.com API-gegevens worden versleuteld opgeslagen met AES-256-GCM.
- Wachtwoorden bewaren wij alleen als hash, nooit leesbaar.
- Al het verkeer verloopt via HTTPS.
- Inlogpogingen zijn begrensd en een account wordt tijdelijk vergrendeld na te veel mislukte pogingen.
- De applicatie is gehost in Europa.
13. Wijzigingen
Verandert de dienst, dan passen wij dit privacybeleid aan. Bovenaan deze pagina staat altijd wanneer de laatste wijziging is doorgevoerd. Bij ingrijpende wijzigingen laten wij het u weten via het e-mailadres van uw account.
Vragen over dit privacybeleid? Mail [email protected].