Hoe maak je een factuur voor bol.com bestellingen? (2026)

Als bol.com verkoper bent u wettelijk verplicht om BTW-facturen te verstrekken aan uw klanten. Bol.com maakt deze facturen niet voor u — u bent zelf verantwoordelijk. In deze uitgebreide gids leggen we stap voor stap uit hoe u een correcte factuur maakt, hoe u omgaat met factuuraanvragen, en wanneer automatisering verstandig is. Ook behandelen we de nieuwe Peppol e-facturatieplicht voor Belgische verkopers in 2026.

Waarom maakt bol.com geen facturen voor u?

Bol.com is een platform (marketplace) en geen wederverkoper. De verkoop vindt juridisch gezien plaats tussen u en de klant. Als bol.com facturen zou uitreiken namens verkopers, zouden zij de BTW moeten afdragen aan de Belastingdienst. Daarom laat bol.com het factureren over aan de verkopers zelf. Dit geldt voor zowel Nederlandse als Belgische verkopers.

Wettelijke vereisten: wat moet er op een factuur staan?

Volgens de Nederlandse Belastingdienst (en vergelijkbare Belgische regels) moet een BTW-factuur minimaal de volgende gegevens bevatten:

• Uw bedrijfsgegevens: naam, adres, KVK-nummer en BTW-nummer (of ondernemingsnummer in BE)
• Factuurnummer: uniek en opeenvolgend (bijv. 2026-001, 2026-002)
• Factuurdatum: de datum waarop de factuur is opgesteld
• Klantgegevens: naam en adres van de afnemer
• Productomschrijving: duidelijke beschrijving van de geleverde goederen
• Hoeveelheid en eenheidsprijs: exclusief BTW
• BTW-tarief: 21% (standaard), 9% (verlaagd) of 0% (vrijgesteld)
• BTW-bedrag: apart vermeld per tarief
• Totaalbedrag: inclusief BTW

Bij internationale leveringen binnen de EU (intracommunautaire levering) gelden aanvullende regels, zoals het vermelden van het BTW-nummer van de afnemer en de vermelding "BTW verlegd".

Stap-voor-stap: factuur aanmaken

Stap 1: Klantgegevens verzamelen

Na een bestelling via bol.com kunt u de klantgegevens ophalen via het verkoopportaal (onder "Bestellingen") of via de bol.com Retailer API. Let op een aantal bijzonderheden:

• Bol.com anonimiseert e-mailadressen van klanten (bijv. [email protected])
• Deze adressen zijn maximaal 61 dagen na verzending geldig
• Het afleveradres is wel beschikbaar en kunt u gebruiken op de factuur
• Voor zakelijke klanten is soms ook een bedrijfsnaam en BTW-nummer beschikbaar

Stap 2: Factuur opmaken

U kunt een factuur handmatig opmaken in Word, Excel, Google Docs of een gratis online factuursjabloon. Zorg ervoor dat alle wettelijk verplichte velden aanwezig zijn. Enkele tips:

• Gebruik een consistent sjabloon met uw huisstijl/logo
• Neem het bol.com bestelnummer op als referentie
• Bereken de BTW nauwkeurig — bij gemengde tarieven per regel apart
• Sla de factuur op als PDF voor een professionele uitstraling
• Bewaar een kopie in uw eigen administratie (wettelijke bewaarplicht: 7 jaar)

Stap 3: Factuur versturen

Verstuur de factuur per e-mail naar het geanonimiseerde bol.com klantadres. Omdat deze adressen na 61 dagen vervallen, is het belangrijk om snel te factureren. Sommige verkopers combineren de factuur met een verzendbevestiging. Alternatief kunt u de factuur uploaden via het bol.com verkoopportaal, zodat de klant deze zelf kan downloaden.

Stap 4: Factuur uploaden naar bol.com (optioneel maar aanbevolen)

Sinds kort kunt u facturen ook uploaden via het bol.com verkoopportaal. Dit is vooral relevant voor factuuraanvragen van klanten. Na het uploaden kan de klant de factuur rechtstreeks inzien en downloaden via hun bol.com account. Dit verbetert de klantervaring en vermindert het aantal klantvragen.

Factuuraanvragen afhandelen

Zakelijke klanten kunnen via bol.com een factuuraanvraag indienen. U vindt deze in het verkoopportaal onder Orders → Factuuraanvragen. Het is belangrijk om hier snel op te reageren:

• U ontvangt een notificatie wanneer een klant een factuuraanvraag doet
• Maak de factuur aan met de gevraagde gegevens (let op: zakelijke klanten hebben soms een afwijkend factuuradres)
• Upload de factuur als PDF via het verkoopportaal
• Bol.com monitort hoe snel u factuuraanvragen afhandelt — dit kan uw verkoperscore beïnvloeden

Bij hoge volumes kan het handmatig afhandelen van factuuraanvragen veel tijd kosten. Dit is een van de redenen waarom veel verkopers overstappen op automatische facturatie.

Let op in 2026: Peppol e-facturatie voor Belgische verkopers

Vanaf 1 januari 2026 zijn Belgische ondernemingen verplicht om e-facturen via het Peppol-netwerk te versturen voor B2B-transacties. Dit geldt ook voor Belgische bol.com verkopers die aan zakelijke klanten in België leveren.

Wat betekent dit in de praktijk?

• U heeft een Peppol Access Point nodig (via uw boekhoudpakket of een dienstverlener zoals Storecove, Basecone of uw boekhoudsoftware)
• E-facturen moeten in UBL-formaat (Universal Business Language) worden aangeleverd
• Gewone PDF-facturen zijn niet meer voldoende voor B2B in België
• Voor B2C-leveringen (particuliere klanten) gelden de oude regels nog

Nederlandse verkopers worden nog niet geraakt door deze verplichting, maar het is waarschijnlijk dat Nederland een vergelijkbare verplichting zal invoeren in de komende jaren.

Handmatig vs. automatisch factureren

Bij een klein aantal bestellingen (minder dan 20 per maand) is handmatig factureren goed te doen. Maar zodra uw volume groeit, wordt het al snel onhoudbaar:

Met Verkoopmate koppelt u uw bol.com account en worden facturen automatisch aangemaakt en verstuurd na elke verzending. Inclusief correcte BTW-berekening, creditnota's bij retouren, en een BTW-rapport per kwartaal. Lees meer in ons artikel over automatische vs. handmatige facturen.

Veelgestelde vragen