Bol.com factuuraanvraag: hoe afhandelen als verkoper? (2026)

Als bol.com verkoper krijgt u regelmatig factuuraanvragen van zakelijke klanten. Wat is dat precies? Waar vindt u ze? En hoe handelt u ze correct af zonder uw verkoperscore te schaden? In deze uitgebreide gids leggen we alles stap voor stap uit, inclusief deadlines, tips voor proactief factureren en hoe u factuuraanvragen kunt automatiseren.

Wat is een factuuraanvraag op bol.com?

Een factuuraanvraag is een verzoek van een klant om een BTW-factuur voor een reeds afgeronde aankoop op bol.com. Dit gebeurt meestal wanneer een klant vergeten is te vragen om een factuur bij het plaatsen van de bestelling, of deze later nodig heeft voor administratieve doeleinden.

Hoewel particulieren ook facturen kunnen aanvragen, zijn het meestal zakelijke klanten die dit doen. Zij hebben een factuur nodig voor:

• Boekhoudkundige registratie van hun aankopen
• BTW-aftrek (bijvoorbeeld op kantoormeubilair of kantoorbenodigdheden)
• Kostenvergoeding naar klanten (doorbelasting)
• Audit en controledoeleinden

Waarom krijgt u factuuraanvragen?

1. Zakelijke klanten en BTW-aftrek

Wanneer een bedrijf iets inkoopt, willen zij dit als zakelijke uitgave registreren. Een factuur is daarvoor essentieel. Zonder factuur kunnen zij de BTW niet aftrekken en kunnen zij het aankoopmerk niet bewijzen tegenover de Belastingdienst.

2. Administratieve vereisten

Veel zakelijke klanten hebben strikte interne processen: elke aankoop moet bewijsbaar zijn met originele facturen. Zonder factuur kunnen zij de bestelling niet in hun systeem opnemen.

3. Vergeten aanvraag bij bestelling

Soms vergeten klanten om een factuur aan te vragen bij het bestellen, of merken zij later dat zij er toch een nodig hebben. Bol.com biedt hen daarom de mogelijkheid om een factuuraanvraag in te dienen.

Waar vindt u factuuraanvragen in het verkoopportaal?

Factuuraanvragen staan op een aparte plek in het bol.com verkoopportaal. Zo vindt u ze:

1. Log in op het bol.com verkoopportaal
2. Klik op Orders in het linker menu
3. Selecteer Factuuraanvragen (tabblad of submenu)
4. Hier ziet u een lijst met alle openstaande factuuraanvragen

Voor elke factuuraanvraag ziet u:

• Het bestelnummer van bol.com
• De orderdatum
• De datum van de factuuraanvraag
• Klantgegevens (soms zakelijke gegevens)
• De status (nog niet afgehandeld, afgehandeld, etc.)

Stap-voor-stap: factuuraanvraag afhandelen

Stap 1: Factuuraanvraag controleren

Controleer eerst wat de klant precies aanvraagt. Kijk of er:

• Een bedrijfsnaam op de factuur moet staan
• Een ander factuuradres is ingevuld (afwijkend van het afleveradres)
• Een BTW-nummer of ondernemingsnummer is vermeld
• Speciale opmerkingen of aanwijzingen zijn opgenomen

Stap 2: Factuur opmaken

Maak een professionele BTW-factuur aan met alle verplichte gegevens:

• Uw bedrijfsgegevens: naam, adres, KVK-nummer, BTW-nummer
• Factuurnummer: uniek en opeenvolgend (bijv. 2026-0815)
• Factuurdatum: de datum van afhandeling (niet de orderdatum)
• Klantgegevens: bedrijfsnaam, adres en BTW-nummer (indien ingevuld)
• Productgegevens: duidelijke omschrijving, hoeveelheid, prijs excl. BTW
• BTW-berekening: juiste tarief (21%, 9% of 0%) en bedrag
• Totaalbedrag: inclusief alle BTW
• Betalingsgegevens: hoe en waar te betalen (indien nog niet betaald)

Belangrijk: Zorg dat de factuurdatum, bedragen en klantgegevens exact overeenkomen met wat in het verkoopportaal staat. Discrepanties kunnen juridische problemen opleveren.

Stap 3: Factuur uploaden naar bol.com

U kunt de factuur op twee manieren afhandelen:

• Via het verkoopportaal (aanbevolen): Upload de PDF direct naar de factuuraanvraag. Bol.com informeert de klant automatisch dat de factuur beschikbaar is.
• Per e-mail: Verstuur de factuur rechtstreeks naar het geanonimiseerde klantadres (@correspondent.bol.com). Dit werkt, maar is minder betrouwbaar omdat het adres na 61 dagen vervalt.

Best practice: Upload naar het verkoopportaal EN verstuur tegelijkertijd per e-mail. Dit garandeert dat de klant de factuur zeker ontvangt.

Stap 4: Controleren en archiveren

Controleer in het verkoopportaal of de factuuraanvraag als "afgehandeld" is gemarkeerd. Sla een kopie van de factuur op in uw eigen administratie (wettelijke bewaarplicht: 7 jaar). Dit beschermt u tegen toekomstige vragen van de klant of de Belastingdienst.

Factuur uploaden via het verkoopportaal en de Retailer API

Via het verkoopportaal (handmatig)

In het verkoopportaal onder "Factuuraanvragen" ziet u een knop "Factuur uploaden" of "Upload document". Klik daarop en selecteer uw PDF-bestand. Bol.com valideert of het bestand een geldige PDF is en voegt het toe aan de factuuraanvraag. De klant kan vervolgens de factuur via hun bol.com account downloaden.

Via de Retailer API (voor schaalgrootte)

Voor verkopers met hoge volumes biedt bol.com een API-endpoint om facturen te uploaden. Dit is onderdeel van de bol.com Retailer API. Zo werkt het:

• Maak uw factuur programmatisch aan (in uw facturatiesysteem)
• Converteer dit naar PDF en base64-codering
• Stuur het via de API naar het juiste factuuraanvraag-ID
• Bol.com verwerkt het en markeert de aanvraag als afgehandeld

Deadlines en gevolgen voor uw verkoperscore

Wettelijke termijn

Er is geen wettelijke deadline voor het afhandelen van factuuraanvragen. Echter, het is goed praktijk om dit binnen 1-2 werkdagen te doen. Dit voorkomt frustratie bij klanten en geeft hun het gevoel dat u responsief bent.

Gevolgen voor uw verkoperscore

Bol.com monitort hoe snel en grondig u factuuraanvragen afhandelt. Dit kan invloed hebben op:

• Verkoperscore (trustscore): Een positieve afhandeling verhoogt uw score; nalatigheid verlaagt deze.
• Zichtbaarheid in zoekresultaten: Verkopers met hoge scores krijgen beter zichtbaarheid op bol.com.
• Klantbeoordelingen: Klanten kunnen negatief beoordelen als u factuuraanvragen laat liggen.
• Waarschuwingen van bol.com: Zeer ernstige nalatigheid kan leiden tot formele waarschuwingen.

De 61-dagenregel

Onthoud: het geanonimiseerde e-mailadres van de klant (@correspondent.bol.com) is slechts 61 dagen geldig na verzending. Wacht dus niet te lang met het afhandelen van factuuraanvragen. Na 61 dagen kunt u niet meer per e-mail bereikt worden en wordt het zaaklijker om de factuur via het verkoopportaal beschikbaar te stellen.

Tips: zo voorkomt u factuuraanvragen (proactieve facturatie)

De beste manier om factuuraanvragen te voorkomen is om proactief facturen te versturen. Dit betekent dat u niet wacht tot een klant erom vraagt, maar direct na verzending al een factuur verzendt. Dit scheelt veel administratieve werk.

1. Verstuur facturen meteen na verzending

Veel verkopers wachten tot er een factuuraanvraag komt. Beter is om direct na verzending al een factuur te versturen naar het geanonimiseerde e-mailadres. Dit elimineert veel toekomstige aanvragen en toont klanten dat u professioneel werkt.

2. Maak facturen BTW-correct

Zorg dat uw facturen altijd de juiste BTW-berekening bevatten. Veel klanten zijn juist zakelijk omdat zij BTW willen aftrekken. Fouten in de BTW-berekening kunnen aanleiding geven tot vragen of klachten.

3. Upload naar het verkoopportaal

Niet alleen e-mailen, maar ook uploaden naar het verkoopportaal. Dit geeft klanten extra zekerheid dat u professioneel bent en voldoet aan bol.com-normen.

4. Goed e-mail volgen

Zorg dat uw factuur in de verzendmail of in een aparte e-mail kort na verzending aankomt. Dit verhoogt de kans dat klanten deze ontvangen en bewaren, in plaats van later een factuuraanvraag in te dienen.

Automatisch afhandelen met facturatiesoftware

Voor verkopers met grotere volumes is handmatige afhandeling van factuuraanvragen erg tijdrovend. Moderne facturatietools kunnen dit grotendeels automatiseren.

Hoe werkt automatische facturatie?

1. U koppelt uw bol.com account aan de facturatietool (bijv. Verkoopmate)
2. Bij elke verzending haalt de tool automatisch de ordergegevens op
3. De tool maakt een BTW-correcte factuur aan met uw bedrijfsgegevens
4. De factuur wordt automatisch per e-mail verstuurd naar de klant
5. Tegelijkertijd worden openstaande factuuraanvragen automatisch afgehandeld
6. De factuur wordt ook naar het verkoopportaal geüpload (optioneel)

Voordelen van automatisering

Met Verkoopmate koppelt u uw bol.com account en hoeft u zich nooit meer zorgen te maken over factuuraanvragen. Alle facturen worden automatisch aangemaakt, verstuurd en geüpload. U kunt zich dan richten op wat echt belangrijk is: het runnen van uw bedrijf.

Veelgestelde vragen