Bol.com factuuraanvraag: hoe afhandelen als verkoper? (2026)

Als bol.com verkoper krijg je regelmatig factuuraanvragen van zakelijke klanten. Wat is dat precies? Waar vind je ze? En hoe handel je ze correct af binnen de termijn van 24 uur? In deze uitgebreide gids leggen we alles stap voor stap uit, inclusief deadlines, tips voor proactief factureren en hoe je factuuraanvragen kunt automatiseren.

Wat is een factuuraanvraag op bol.com?

Een factuuraanvraag is een verzoek van een klant om een BTW-factuur voor een reeds afgeronde aankoop op bol.com. Dit gebeurt meestal wanneer een klant vergeten is te vragen om een factuur bij het plaatsen van de bestelling, of deze later nodig heeft voor administratieve doeleinden.

Hoewel particulieren ook facturen kunnen aanvragen, zijn het meestal zakelijke klanten die dit doen. Zij hebben een factuur nodig voor:

• Boekhoudkundige registratie van hun aankopen
• BTW-aftrek (bijvoorbeeld op kantoormeubilair of kantoorbenodigdheden)
• Kostenvergoeding naar klanten (doorbelasting)
• Audit en controledoeleinden

Waarom krijg je factuuraanvragen?

1. Zakelijke klanten en BTW-aftrek

Wanneer een bedrijf iets inkoopt, willen zij dit als zakelijke uitgave registreren. Een factuur is daarvoor essentieel. Zonder factuur kunnen zij de BTW niet aftrekken en kunnen zij het aankoopmerk niet bewijzen tegenover de Belastingdienst.

2. Administratieve vereisten

Veel zakelijke klanten hebben strikte interne processen: elke aankoop moet bewijsbaar zijn met originele facturen. Zonder factuur kunnen zij de bestelling niet in hun systeem opnemen.

3. Vergeten aanvraag bij bestelling

Soms vergeten klanten om een factuur aan te vragen bij het bestellen, of merken zij later dat zij er toch een nodig hebben. Bol.com biedt hen daarom de mogelijkheid om een factuuraanvraag in te dienen.

Waar vind je factuuraanvragen in het verkoopportaal?

Factuuraanvragen staan op een aparte plek in het bol.com verkoopportaal. Zo vind je ze:

1. Log in op het bol.com verkoopportaal
2. Klik op Orders in het linker menu
3. Selecteer Factuuraanvragen (tabblad of submenu)
4. Hier zie je een lijst met alle openstaande factuuraanvragen

Voor elke factuuraanvraag zie je:

• Het bestelnummer van bol.com
• De orderdatum
• De datum van de factuuraanvraag
• Klantgegevens (soms zakelijke gegevens)
• De status (nog niet afgehandeld, afgehandeld, etc.)

Stap-voor-stap: factuuraanvraag afhandelen

Stap 1: Factuuraanvraag controleren

Controleer eerst wat de klant precies aanvraagt. Kijk of er:

• Een bedrijfsnaam op de factuur moet staan
• Een ander factuuradres is ingevuld (afwijkend van het afleveradres)
• Een BTW-nummer of ondernemingsnummer is vermeld
• Speciale opmerkingen of aanwijzingen zijn opgenomen

Stap 2: Factuur opmaken

Maak een professionele BTW-factuur aan met alle verplichte gegevens:

• Je bedrijfsgegevens: naam, adres, KVK-nummer, BTW-nummer
• Factuurnummer: uniek en opeenvolgend (bijv. 2026-0815)
• Factuurdatum: de datum van afhandeling (niet de orderdatum)
• Klantgegevens: bedrijfsnaam, adres en BTW-nummer (indien ingevuld)
• Productgegevens: duidelijke omschrijving, hoeveelheid, prijs excl. BTW
• BTW-berekening: juiste tarief (21%, 9% of 0%) en bedrag
• Totaalbedrag: inclusief alle BTW
• Betalingsgegevens: hoe en waar te betalen (indien nog niet betaald)

Belangrijk: Zorg dat de factuurdatum, bedragen en klantgegevens exact overeenkomen met wat in het verkoopportaal staat. Discrepanties kunnen juridische problemen opleveren.

Stap 3: Factuur uploaden naar bol.com

Een factuuraanvraag beantwoord je door de factuur te uploaden. Dat kan op twee manieren:

• In het verkoopaccount: Upload de PDF bij de factuuraanvraag. De factuur komt daarna automatisch beschikbaar in het account van de klant.
• Via de Retailer API: Upload de factuur automatisch vanuit je facturatiesoftware (zie hieronder).

Let op: Een factuuraanvraag wordt alleen gesloten door de factuur te uploaden, ook als de order geannuleerd is. Een factuur per e-mail naar het geanonimiseerde klantadres (@correspondent.bol.com) sluit de aanvraag dus niet. Je mag een kopie per e-mail sturen, maar alleen als aanvulling op de upload.

Stap 4: Controleren en archiveren

Controleer in het verkoopportaal of de factuuraanvraag als "afgehandeld" is gemarkeerd. Sla een kopie van de factuur op in je eigen administratie (wettelijke bewaarplicht: 7 jaar). Dit bescherm je tegen toekomstige vragen van de klant of de Belastingdienst.

Factuur uploaden via het verkoopportaal en de Retailer API

Via het verkoopportaal (handmatig)

In het verkoopportaal onder "Factuuraanvragen" zie je een knop "Factuur uploaden" of "Upload document". Klik daarop en selecteer je PDF-bestand. Bol.com valideert of het bestand een geldige PDF is en voegt het toe aan de factuuraanvraag. De klant kan vervolgens de factuur via hun bol.com account downloaden.

Via de Retailer API (voor schaalgrootte)

Voor verkopers met hoge volumes biedt bol.com een API-endpoint om facturen te uploaden. Dit is onderdeel van de bol.com Retailer API. Zo werkt het:

• Maak je factuur programmatisch aan (in je facturatiesysteem)
• Converteer dit naar PDF en base64-codering
• Stuur het via de API naar het juiste factuuraanvraag-ID
• Bol.com verwerkt het en markeert de aanvraag als afgehandeld

Deadline: binnen 24 uur uploaden

De termijn van bol.com

Bol.com is hier duidelijk over: factuuraanvragen moeten binnen 24 uur beantwoord worden door de factuur in het verkoopaccount of via de Retailer API te uploaden. Reken dus niet op een paar werkdagen speling: controleer je factuuraanvragen minstens dagelijks, ook in het weekend als je dan bestellingen verwerkt.

Bron: bol Partnerplatform — Factuur voor zakelijke klanten (geraadpleegd op 30 september 2026).

Wanneer is een aanvraag afgehandeld?

Alleen het uploaden van de factuur sluit een factuuraanvraag, ook als de order inmiddels geannuleerd is. Zolang je niet uploadt, blijft de aanvraag openstaan en heeft je klant geen factuur voor de administratie of BTW-aftrek.

De eenvoudigste manier om de termijn nooit te missen: upload de factuur direct na verzending, via de Retailer API. Dan heeft de klant de factuur al voordat er een aanvraag komt.

De 61-dagenregel

Onthoud: het geanonimiseerde e-mailadres van de klant (@correspondent.bol.com) is slechts 61 dagen geldig na verzending. Dat staat los van de factuuraanvraag: die beantwoord je altijd binnen 24 uur door te uploaden. Wil je de klant daarnaast per e-mail een kopie sturen, doe dat dan binnen die 61 dagen.

Tips: zo voorkom je factuuraanvragen (proactieve facturatie)

De beste manier om factuuraanvragen te voorkomen is om proactief facturen te versturen. Dit betekent dat je niet wacht tot een klant erom vraagt, maar direct na verzending al een factuur verzendt. Dit scheelt veel administratieve werk.

1. Verstuur facturen meteen na verzending

Veel verkopers wachten tot er een factuuraanvraag komt. Beter is om direct na verzending al een factuur te versturen naar het geanonimiseerde e-mailadres. Dit elimineert veel toekomstige aanvragen en toont klanten dat je professioneel werkt.

2. Maak facturen BTW-correct

Zorg dat je facturen altijd de juiste BTW-berekening bevatten. Veel klanten zijn juist zakelijk omdat zij BTW willen aftrekken. Fouten in de BTW-berekening kunnen aanleiding geven tot vragen of klachten.

3. Upload naar het verkoopportaal

Niet alleen e-mailen, maar ook uploaden naar het verkoopportaal. Dit geeft klanten extra zekerheid dat je professioneel bent en voldoet aan bol.com-normen.

4. Goed e-mail volgen

Zorg dat je factuur in de verzendmail of in een aparte e-mail kort na verzending aankomt. Dit verhoogt de kans dat klanten deze ontvangen en bewaren, in plaats van later een factuuraanvraag in te dienen.

Automatisch afhandelen met facturatiesoftware

Voor verkopers met grotere volumes is handmatige afhandeling van factuuraanvragen erg tijdrovend. Moderne facturatietools kunnen dit grotendeels automatiseren.

Hoe werkt automatische facturatie?

1. Je koppelt je bol.com account aan de facturatietool (bijv. Verkoopmate)
2. Bij elke verzending haalt de tool automatisch de ordergegevens op
3. De tool maakt een BTW-correcte factuur aan met je bedrijfsgegevens
4. De factuur wordt automatisch per e-mail verstuurd naar de klant
5. Tegelijkertijd worden openstaande factuuraanvragen automatisch afgehandeld
6. De factuur wordt ook naar het verkoopportaal geüpload (optioneel)

Voordelen van automatisering

Met Verkoopmate koppel je je bol.com account en hoef je zich nooit meer zorgen te maken over factuuraanvragen. Alle facturen worden automatisch aangemaakt, verstuurd en geüpload. Je kunt zich dan richten op wat echt belangrijk is: het runnen van je bedrijf.

Veelgestelde vragen